ദിവസേനയുള്ള രേഖകൾ പരിപാലിക്കുന്നതിന് സാധാരണ ഉത്തരവാദിത്തമുള്ള വ്യക്തിയാണ് സെക്രട്ടറി. സമിതിയിലെ എല്ലാ അംഗങ്ങൾക്കും, പങ്കാളികൾക്കും വിവരങ്ങൾ കൈമാറുന്നതിനുള്ള ചുമതല നിർവഹിക്കാൻ ബാധ്യസ്ഥനാണ് സെക്രട്ടറി. കൂടാതെ, പ്രസിഡന്റുമായി അടുത്ത സഹകരണത്തോടെ എല്ലാ ജോലികളും സെക്രട്ടറി നൽകുമെന്ന് പ്രതീക്ഷിക്കുന്നു. കാരണം, സെക്രട്ടറി സാമിയുടെ അജണ്ടകളെ അഭിനന്ദിക്കുകയും ചുമതലകൾ കാര്യക്ഷമമായി നിർവഹിക്കാൻ സഹായിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.
സമിതി ശാഖയിലെ ഒരു സെക്രട്ടറിയുടെ ചുമതലകളും അധികാരങ്ങളും എന്തൊക്കെയാണ് ?
സമിതി ശാഖയുടെ പ്രവർത്തനങ്ങൾക്ക് എല്ലാ സൗകര്യങ്ങളും ഉറപ്പാക്കാൻ സെക്രട്ടറി ബാധ്യസ്ഥനാണ്.
സമിതി ശാഖയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട അംഗങ്ങളുടെയും പ്രവർത്തനങ്ങളുടെയും എല്ലാ രേഖകളും സൂക്ഷിക്കാൻ സെക്രട്ടറി ബാധ്യസ്ഥനാണ്
എല്ലാ മീറ്റിംഗുകൾക്കും ട്രസ്റ്റ് പ്രസിഡന്റുമായി ചേർന്ന് സെക്രട്ടറി അനുയോജ്യമായ അജണ്ടകൾ തയ്യാറാക്കണം.
മീറ്റിംഗുകളിലെ അംഗങ്ങൾക്ക് സമയബന്ധിതമായി അറിയിപ്പ് നൽകാനും ട്രസ്റ്റിന്റെ ഇവന്റുകൾക്കായി തനതായ കലണ്ടറുകൾ ക്രമീകരിക്കാനും സെക്രട്ടറി ബാധ്യസ്ഥനാണ്.
സെക്രട്ടറി മീറ്റിംഗുകളുടെ മിനിറ്റ്സ് വിതരണം ചെയ്യുകയും ട്രസ്റ്റിന്റെ ഹാജർ നിലനിറുത്തുകയും വേണം.
സമിതി ശാഖയുടെ എല്ലാ രേഖകളും സ്റ്റോറേജുകളും റിപ്പോർട്ടുചെയ്ത ഫയലുകളും കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന കോർഡിനേറ്ററായി സെക്രട്ടറി അറിയപ്പെടുന്നു.
ഉപദേഷ്ടാവിൽ നിന്നുള്ള മെയിലുകൾക്കോ ട്രസ്റ്റിന്റെ എവിടെ നിന്നും ലഭിക്കുന്ന മെയിലുകൾക്കോ സെക്രട്ടറി ഉത്തരവാദിയാണ്.
ചുരുങ്ങിയത്, എന്നാൽ അവസാനമല്ല, പ്രസിഡന്റ് നിർദ്ദേശിച്ച തീരുമാനങ്ങളെടുക്കൽ പ്രക്രിയയോടുള്ള നിഷ്പക്ഷതയോടും നീതിയോടും കൂടി സെക്രട്ടറി നിലനിൽക്കണം.